Tutti noi ormai usiamo Whatsapp probabilmente più di ogni altra applicazione presente sul nostro smartphone, ma molti non la utilizzano al massimo in azienda, per migliorare la comunicazione.
Ormai passo mediamente 5 ore al giorno su Whatsapp con una media di notifiche che supera le 400 al giorno.
Ma attenzione, non lo faccio per diletto. Ormai Whatsapp è diventata l’applicazione con la quale gestisco il mio gruppo multinazionale.
Lo so, non è senz’altro un’applicazione adeguata al working space, ci sono molte applicazione di task management e produttività nettamente migliori di Whatsapp, però Whatsapp ha 2 grandi vantaggi:
- E’ semplice e anche mio padre di 70 anni è in grado usarlo.
- E’ immediato, attualmente è lo strumento di comunicazione più veloce che esiste al mondo. Fin quando non inventeranno qualcosa che collega direttamente le onde cerebrali di 2 individui,Whatsapp resterà la soluzione più veloce al mondo per comunicare.
Ed è per questo che lo uso per la maggior parte delle mie comunicazioni in azienda.
Quello che fa la differenza nell’economia di oggi è la velocità con cui un’azienda riesce ad eseguire i suoi piani.
Più è veloce la comunicazione tra i soggetti coinvolti, più è facile organizzarsi e più sarà facile raggiungere i propri traguardi prefissati.
Ovviamente Whatsapp non è la soluzione per tutte le comunicazioni, va senz’altro integrato con altri strumenti adeguati alla tipologia di informazione che dobbiamo far circolare, ma probabilmente risolve senz’altro almeno un 70% delle comunicazioni.
Ovvio, bisogna stare attenti a come lo si utilizza. Io personalmente mi sono dato alcune regole:
- Evitare le chat vocali (quelle invece di velocizzare la comunicazione, la rallentano).
- Evitare i muri di testo (se quello che sto scrivendo non entra in una schermata, una schermata e mezzo del mio smartphone vuol dire che probabilmente dovevo inviare una mail, perchè le informazioni da trasferire non erano così immediate).
- Andare dritto al punto ed evitare messaggi multipli per esprimere un solo concetto.
Questo mio modo di comunicare su Whatsapp, è quello che ho trasmesso ai miei collaboratori, in modo che tutti siano a corrente del codice di comunicazione aziendale.
Quindi, e questo a vale a prescindere dallo strumento di comunicazione, in azienda è importante avere un codice di comunicazione.
Tutte le persone che lavorano con noi devono essere educate ad usare lo strumento giusto in base alla tipologia di comunicazione necessaria in quel momento.
E poi c’è un altro problema: le notifiche.
Purtroppo le notifiche sono senz’altro una perdita di produttività, perchè le persone si distraggono facilmente, e quindi è necessario silenziare alcune chat, quelle che magari utilizziamo solo per essere informati sull’andamento e non ci riguardano direttamente.
Per tutte le altre, in base alla mia esperienza, la perdita di produttività viene tendenzialmente recuperata con l’accelerazione che subisce l’azienda.
Come ho già detto, l’aumento di velocità permette di risolvere problemi più velocemente, di essere informati più velocemente, di agire più velocemente e di conseguenza di raggiungere i risultati più velocemente.
E in quest’epoca di cambiamenti rapidi, avere una comunicazione rapida ci permette di modificare rapidamente quello che non va.
Sono certo che se Soluzione Tasse è passata dai 141.000 € di fatturato del 2016 agli oltre 12 milioni del 2019 un grande merito lo dobbiamo alla velocità con cui abbiamo comunicato internamente.
Quindi per chiudere il nostro ragionamento e prendere qualcosa di utile da questo blog post, è importante che in azienda instauriamo un codice di comunicazione condiviso da tutti, dove vengono stabiliti gli strumenti, le modalità e anche le parole chiave che rappresentino l’urgenza della comunicazione.
Per esempio da noi ci sono le email CODICE ROSSO, ma di questo te ne parlerò in un altro blog post.
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