Con l’articolo di oggi voglio andare avanti sull’argomento dell’ultima settimana, la Delega.
In particolare volevo introdurre il concetto di battitempo.
Dovete sapere che da noi, i project manager, non si chiamano più con questo nome. Da noi si chiamano Battitempo e hanno una funzione chiave per il raggiungimento degli obiettivi che ci prefissiamo.
Mano mano che le aziende crescono, i nuovi progetti non sono più cose semplici che l’imprenditore in prima persona, o 2 – 3 persone messe insieme completano in autonomia.
In un’azienda strutturata i nuovi progetti coinvolgono interi reparti o persone di diverse divisioni, che a volte possono essere anche dislocate in sedi operative diverse o addirittura avere time zone diverse.
Per portare a termine questi processi serve quindi qualcuno che tiri le fila delle varie attività e faccia in modo che si proceda per “processi produttivi paralleli”.
Faccio un esempio per cercare di spiegarmi meglio: lanciare una nuova linea di prodotti, coinvolge come minimo 5/6 reparti di un’azienda.
Non tutti hanno lo stesso carico di lavoro per completare le proprie attività e non tutti entrano in gioco contemporaneamente, ma ognuno deve fare un pezzo del processo per fare in modo che il lancio venga completato con successo.
Molte aziende vanno lente nelle nuove iniziative perchè immaginano l’attività come un binario unico, dove per procedere con lo step 3 si deve attendere l’arrivo della locomotiva proveniente dallo step 2.
Se vogliamo avere un’azienda che si muove velocemente e vogliamo accorciare il tempo che passa da quando abbiamo un’idea a quando la mettiamo sul mercato, dobbiamo fare in modo che il processo di rilascio viaggi su binari paralleli, in cui tutti i vagoni procedono contemporaneamente, quindi tutti i reparti facciano il lavoro che possono fare in autonomia senza aspettare qualcuno altro, e ad un certo punto i vagoni convergano, in un punto, agganciandosi con la locomotiva principale che determina il lancio sul mercato.
Questa modalità è quella che noi chiamiamo “processi produttivi paralleli” e permette anche ad azienda molto strutturate di lanciare nuove iniziative sul mercato in poche settimane, senza spreco di risorse e soprattutto di tempo.
Per riuscire ad attuarla sono necessarie 3 cose:
- Un attento lavoro di analisi iniziale, che evidenzi tutte le fasi ed i soggetti coinvolti
- Un grafico Gantt che racchiuda tutte le attività e specifichi il punto di incontro dei vagoni
- Un Battitempo: un leader che si prenda la responsabilità di controllare quotidianamente il Gantt, verifichi l’andamento dei vari soggetti coinvolti e capisca dove si deve accelerare e dove si sta procedendo secondo i piani.
Lui deve avere visione di insieme su tutto il processo e la sua priorità principale è che nessuno aspetti qualcun altro durante il percorso, per questo deve battere il tempo e verificare quotidianamente che le attività vengano svolte nei tempi previsti. Ricordiamoci infatti che le persone NON fanno quello per cui non sono controllate, come ho già spiegato in un altro articolo.
Questa modalità di lavoro è anche alla base dello smart working, dove persone dislocate in luoghi diversi partecipano allo stesso risultato e si può applicare in qualsiasi processo aziendale, a qualsiasi livello, a prescindere dalla dimensione dell’impresa.
Quindi quando avviamo un qualsiasi nuovo progetto, facciamo sempre in modo che ci sia un battitempo dedicato a quella iniziativa, a volte può essere l’imprenditore stesso, in altri casi può essere il direttore operativo, in altri ancora un project manager, ma in generale se vogliamo raggiungere il traguardo nel più breve tempo possibile e senza sprecare risorse preziose, facciamo sempre in modo che ci sia e che sia focalizzato al 100%.
Per oggi è tutto. Ti lascio al video che ho girato sull’argomento.